Drogi Kandydacie, czy wiesz jak powinna brzmieć prawidłowa klauzula zgody w CV?
Zdziwicie się co teraz napiszę: tak naprawdę to w dokumentach rekrutacyjnych wcale nie ma potrzeby umieszczania zgody kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych. Pokrótce odpowiem dlaczego: bo skoro, w odpowiedzi na ofertę pracy, wysyłamy swoje CV to oznacza, że zgadzamy się na przetwarzanie danych osobowych w nim zawartych.
–
Ale po kolei!
Co jest podstawą przetwarzania danych kandydatów przez przyszłego pracodawcę?-
–
Na jakiej podstawie pracodawca przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy?
Przyszły pracodawca przetwarza dane kandydatów:
1) na podstawie art. 22 (1) §1 Kodeksu Pracy, w zakresie, w jakim będzie to niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji.
2) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a więc na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego.
3) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a więc ze względu na ich niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. info o naszych oczekiwaniach finansowych czy terminie rozpoczęcia pracy).
–
Jakie dane podajemy w CV:
Potencjalny pracodawca może oczekiwać (Ustawodawca w kodeksie pracy ujął to nawet bardziej dosadnie, tj. „Pracodawca żąda”) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych:
1) imienia i nazwiska,
2) daty urodzenia,
3) danych kontaktowe wskazane przez kandydata,
4) wykształcenia,
5) kwalifikacji zawodowych,
6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
–
Bardzo ważne:
Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w 4)–6), tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Wszelkie inne informacje, które podajemy w CV (np. zdjęcie czy informacje o zainteresowaniach) podajemy dobrowolnie, z własnej inicjatywy.
Powyższe oznacza, że nie ma potrzeby umieszczania w CV klauzuli zgody.
Samo kliknięcie przycisku „Aplikuj” pod ogłoszeniem czy też „Wyślij” w przypadku wysyłki CV mailem, oznacza, że zgadzamy się na przetwarzanie przez potencjalnego pracodawcę właśnie takich danych, które nie zostały wskazane w kodeksie pracy lub innych przepisach prawa lub nie są niezbędne do zawarcia umowy o pracę.
–
ALE UWAGA: jeśli w ogłoszeniu o pracę przeczytasz, że potencjalny pracodawca prosi kandydata o umieszczenie klauzuli zgody na przetwarzanie jego danych
w CV to KONIECZNIE TAKĄ ZGODĘ UMIEŚĆ (za chwilę podam Ci przykładową treść klauzuli).
„No tak, z jednej strony nie muszę, a z drugiej muszę. To nielogiczne!” – pomyślisz. No i będziesz miał rację. Rzeczywiście, nie do końca jest to logiczne”.
Za chwilę odpowiem Ci o co chodzi.
Kwestia jest taka, że w Polsce przez wiele lat wykształciła się praktyka rekrutacyjna polegająca na proszeniu kandydata o umieszczenie klauzuli w CV. A jak wiadomo: przyzwyczajenie drugą naturą człowieka. I chociaż zgodnie z przepisami nie ma takiego obowiązku, to jednak u wielu pracodawców taka praktyka jest nadal stosowana.
Czasami Pracodawcy twierdzą, że muszą prosić kandydata o umieszczenie klauzuli zgody w CV ponieważ jest im to niezbędne dla celów dowodowych. I tu znowu w mojej ocenie nie ma takiej potrzeby, bo przecież dowodem zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata przez niego samego jest np. to, że wysłał do pracodawcy swoje CV ze swojego adresu mailowego.
Jednak, jeśli pracodawca napisze w ogłoszeniu wprost o konieczności umieszczenia klauzuli zgody to po prostu tam ją umieść. W takich wypadkach NIE ZALECAM wysyłania CV bez zgody bo w 99,9%-100% takie dokumenty rekrutacyjne zostaną przez pracodawcę od razu usunięte. A tego przecież nie chcesz.
–
Treść przykładowej klauzuli zgody do CV:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV (alternatywnie: w dokumentach aplikacyjnych) przez firmę ABC (tu podajemy pełną nazwę firmy) dla potrzeb niezbędnych do procesu rekrutacji na stanowisko XYZ (tu podajemy nazwę stanowiska na jakie aplikujemy).”
I to w zupełności wystarczy. Nie musimy powoływać się w klauzuli na podstawę prawną, a więc na Ustawę o ochronie danych osobowych ani na Rozporządzenia RODO. Możemy oczywiście, ale nie ma takiego wymogu. Taka prosta klauzula, którą podałam, jest OK.
–
Treść przykładowej klauzuli zgody do CV w przypadku przyszłych rekrutacji:
Jeśli natomiast chcemy aby nasze CV zostało wykorzystane przez potencjalnego pracodawcę w kolejnym procesie/procesach rekrutacji to koniecznie musimy pamiętać aby zawrzeć w CV kolejną klauzulę. Może ona brzmieć następująco:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV (alternatywnie:
w dokumentach aplikacyjnych) przez firmę ABC (tu podajemy pełną nazwę firmy) na potrzeby przyszłych rekrutacji”.
Tu zaznaczę, że jeśli wiemy, że firma do której wysyłamy swoje CV jest w grupie kapitałowej to poza nazwą firmy do klauzuli zgody warto dodać inne Spółki z grupy kapitałowej. W przeciwnym wypadku zamykamy sobie drogę do uczestnictwa w przyszłych projektach rekrutacyjnych prowadzonych przez inne Spółki grupy.
–
Czasami zdarza się, że firmy, emitując ogłoszenia rekrutacyjne, same umieszczają pod ich treścią tekst obu klauzul, prosząc o zaznaczenie właściwych zgód w checkboxach. Wtedy wystarczy po prostu kliknąć na 1 checkbox (obecna rekrutacja) lub na 1 i 2 (obecna i przyszła rekrutacja).
Tu warto zaznaczyć, że gdyby pod ogłoszeniem znalazło się tylko jedno okienko, informujące o zgodzie zarówno na obecną jak i przyszłą rekrutację, oznaczałoby to wymuszoną na kandydacie zgodę. A takie działania ze strony potencjalnego pracodawcy są niezgodne z RODO.
–
Okres przechowywania danych w CV przez potencjalnego pracodawcę:
Jeśli zdecydujemy się na przesłanie zgody na przetwarzanie naszych danych do celów przyszłych procesów rekrutacyjnych to nasze dokumenty będą przechowywane przez potencjalnego pracodawcę przez pewien czas. Jaki? Trudno powiedzieć. Każda firma może mieć w tej kwestii inne standardy. Najczęściej jest to okres 12 miesięcy, ale mogą się zdarzyć okresy dłuższe. Te dłuższe występują najczęściej w przypadku wysyłania aplikacji do firm rekrutacyjnych (tzw. agencji doradztwa personalnego), a nie bezpośrednio do pracodawców.
–
Jak długo można przetwarzać CV kandydatów?:
Okresy retencji (czyli okresy przechowywania danych kandydatów) nie są nigdzie z góry określone.
W tej chwili powstają w Polsce tzw. Kodeksy dobrych praktyk w rekrutacji, których celem jest promowanie najlepszych praktyk i tworzenie nowych standardów rekrutacyjnych. I w takich kodeksach na to pytanie i na wiele innych na pewno znajdzie się odpowiedź.
Inaczej dzieje się z okresem przechowywania danych w danym procesie rekrutacyjnym, na który aplikowaliśmy. Tutaj potencjalny pracodawca ma obowiązek usunąć nasze dane zaraz po zakończeniu rekrutacji na dane stanowisko, ponieważ zakończył się cel przechowywania (którym było oczywiście zatrudnienie kandydata).
I tu też praktyka jest różna. Część pracodawców usuwa wszystkie CV niezatrudnionych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji na dane stanowisko (lub nawet w momencie odrzucenia kandydatury, kiedy jeszcze proces rekrutacji trwa). Inni natomiast, powołując się na ewentualne roszczenia niezatrudnionych kandydatów, przechowują dokumenty aplikacyjne jeszcze przez jakiś czas (np. 3 m-ce po zakończeniu procesu).
Warto podkreślić, że zalecenia, które pod koniec 2018 roku wydał dla Pracodawców Urząd Ochrony Danych Osobowych, wskazują jednoznacznie, że pracodawca powinien zniszczyć wszelkie dokumenty rekrutacyjne niezatrudnionych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji.
–
Mam nadzieję, że te informacje okazały się dla Ciebie przydatne.
